SZTUKA DELEGOWANIA ABY OPTYMALIZOWAĆ CZAS

wirtualna asystencja

Ostatnio wiele się mówi o tym w sieci, jak ważne jest delegowanie. Jednym z ważniejszych atutów w naszym zawodzie wirtualnego/j asystenta/ki:jest służenie pomocą wielu przedsiębiorcom i freelencerom zasypanym pracą i bardzo często uwiezionym w zajęciach, które nie powinny być ich zadaniem.

Zawsze zwracam uwagę na fakt, że według mnie każdy powinien zajmować się w swojej pracy wyłącznie działaniami produktywnymi, które przyniosą zyski w szybkim lub dalszym terminie. Nie należy z kolei zajmować się rzeczami czysto operacyjnymi, które mogą zostać odesłane profesjonalnej figurze, zajmującej się tylko tymi zadaniami.

Najważniejsza jest wiedza co ekspediować i przede wszystkim jak to zrobić. Ja nauczyłam się tego pracując i poniżej wyindywidualizowałam podstawowe zasady, które nauczą cię co i jak wydelegować.

Znajdź złodzieja

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest znalezienie złodzieja lub złodziei czasu. Mam na myśli wszystkie działania nieproduktywne, które powodują stratę cennego czasu. Zazwyczaj poszukiwania kończą się dość szybko i przestępcy znajdują się najczęściej w meilach lub Social Networks.

Pierwszy to groźny kryminalista. Dopada nas na każdym kroku! Meile widzimy w tablecie, na komputerze, w smartphonie. Myślę, że są dwa typy zachowań, które się praktykuje w zależnosci od charakteru:

  1. Otwieramy, nie mamy czasu aby odpowiedzieć i kończą w ciemnej dziurze uniwersu poczty wirtualnej. W ten sposób ryzykujemy utratę wiarygodności i często ważne okazje biznesowe.
  2. Czytamy i czujemy potrzebę odpowiedzi, ponieważ empatia, której doświadczamy w kierunku naszego nadawcy, który poświęcił swój czas aby do nas napisać, mobilizuje nas do reakcji. Ja należę do tej właśnie kategorii i doszłam do momentu w którym musiałam koniecznie znaleźć rozwiązanie na ten problem i nie spędzać całych dni na odpisywaniu. Opowiedziałam o tym w innym artykule pod tytułem “Jak zarzadzać czasem aby polepszyc focus” .

Social Media to bez wątpienia kolejni złodzieje czasu, których używamy w najlepszych intencjach: tylko jako narzędzie pracy.

Wiele osób korzysta z chatu Facebooka aby wysyłać profesjonalne zapytania dotyczące usług lub produktów, nie zdając sobie sprawy, że osoby pracujące on line nie zawsze mają czas na chat. Ważna rada: zawsze używać jeden tylko kanał komunikacyjny na wszystkie ewentualne zapytania natury komercyjnej bądź handlowej.

Kolejne niebezpieczeństwo w Social: doskonale wiesz o tym, że jak wejdziesz „tylko” na chwilę na Facebooka aby „rzucic okiem” ryzykujesz, że stracisz rachubę czasu między jednym a drugim linkiem; mówilam już o tym w artykule syndrom błyszczących elementów.

Jak już znajdziesz twoich złodziei czasu, będziesz wiedział, że to pierwsze zadania do oddelegowania. I tyle na temat wyboru a teraz: jak to zrobić?

Miałam klientów, którzy ze swojej natury (bardzo zorganizowanej) wiedzieli dokładnie co chcieli mi zlecić i wtedy współpraca układała się gładko i wiele się od nich nauczyłam.

Ale powiem szczerze, że więcej nauczyłam się od klientów, którzy nie wiedzieli jakie zadania mi powierzyć. Jeśli jesteś wirtualną/ym asystentką/em i trafisz na takiego klienta, masz szczęście!

Nauczyłam się co i jak delegować kiedy zaczęłam pracować z klientami kompletnie niezorganizowanymi, bo sama zrozumiałam jak praca powinna zostać wykonana. To znaczy, widząc kompletny chaos, zaczęłam rozumować: „jeżeli ja się zajmę tymi sprawami on/ona będzie miał/a wiecej czasu na…”

I oczywiście pogłębilam moje doświadczenie w tej kwestii kiedy z kolei musiałam rozdzielić pracę członkom mojego zespołu. Przyznaję, że poczatkowo popełniłam kilka błędów, które pozwolily mi zdobyć bardziej kopleksowy widok na podstawowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę kiedy musisz oddelegować prace.

Bądź jasny i precyzyjny

Osoba, której zlecasz zadanie potrzebuje jasnych i precyzyjnych wskazówek. A więc nie: „Możesz odpowiedzieć na tego meila?” lecz: Możesz odpowiedzieć na tego meila informując, że ten produkt aktualnie jest w cenie zniżkowej i  może go zakupic do jutra?” To był tylko przykład. Prawdą jest, że w wielu przypadkach wirtualni asystenci doskonale interpretują interesy firmy dla której pracują i wiedzą jak odpowiedzieć ale z drugiej strony nie są wróżbitami. Zdecydowanie lepiej dostarczyć dokładnych informacji aby uniknąć straty czasu przy kolejnej wymianie meili, lub w najgorszej sytuacji naprawiania błędów.

Nie bierz niczego za pewnik

Czasami może ci się wydawać, że dałeś jasne dyrektywy, dokładne i precyzyjne, lecz tylko z twojego punktu widzenia. Możliwe, że bierzesz za oczywiste rzeczy, które dla osoby pochodzącej z innej kultury wcale takie nie są.

Lata temu podczas kursu, jeden hiszpański marketer, podzielił sie z nami emblematycznym przykładem. Poprosił pewnego pakistańskiego freelencera aby poszukał mu zdjecie biznesmena. Oto wynik jego pracy:

Marketer nie wyjaśnił, że ma to być zachodni przedsiębiorca, bo z jego perspektywy to było jasne. Dla Pakistańczyka oczywistym było, że człowiek sukcesu powinien być okryty złotem.

Zaufaj

Kiedy zlecasz komuś pracę i dałeś dokładne wskazówki jak ją wykonać, nie pozostaje nic innego jak zaufać doświadczeniu i kompetencjom tej osoby. Ciągła wigilacja może dać wyniki odwrotne od oczekiwanych. Tobie przysporzy więcej zmartwień a dla twojego współpracownika będzie źródłem ciągłego stersu.

 

Wiadomo, że nikt nie lubi być ciągle poganianym i kontrolowanym. Praca jest o wiele bardziej produktywna i stymulująca kiedy się wie, że osoba, która ją zlecila wierzy w nasz profesjonalizm. Tak więc zamiast bombardować ciągłymi pytaniami typu: „no i?”, „gotowe”? „ile brakuje?” zdecydowanie lepiej podsumować zlecenie na przykład takim zdaniem: „Wierzę, że wybierzesz najbardziej odpowiedni sposób do wykonania tej pracy w ustalonym terminie”.

Takie są wedlug mnie podstawowe punkty warte przemyslenia aby przydzielona komus praca byla wydajna i przyczynila sie do produktywnosci i wiekszych przychodow.

Co o tym myślisz? Jesteś mistrzem w sztuce delegowania czy nie bardzo sobie z tym radzisz? Napisz twoją opinię w poniższych komentarzach.

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *